PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Código: C-D-D-001

Proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Versión 2

Agosto de 2023

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………………….3

2. DEFINICIONES …………………………………………………………………………………………………….3

3. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ……………………………….5

4. DERECHOS DE LOS TITULARES…………………………………………………………………….6

5. POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES……………7

6. DECLARACION DE PRIVACIDAD…………………………………………………………………..9

7. INFORMACION DE CONTACTO ……………………………………………………………………10

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO………………………………………………………………10

9. GESTIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO……………………..10

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1. INTRODUCCIÓN

La Empresa COINSA S.A.S., dando cumplimiento a lo establecido en la

Constitución Política de Colombia y a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas

reglamentarias, garantiza la integralidad en la protección y el ejercicio del derecho

de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la

cual es responsable y encargada de su tratamiento, así mismo garantizará los

derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las

personas, razón por la cual se proyecta las Políticas para la Protección de Datos

Personales.

Mediante la expedición y aplicación de estas políticas, permitirá a cada uno de los

miembros internos y externos de COINSA S.A.S., conocer los derechos y

obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias exige.

COINSA S.A.S., Empresa santandereana con más de 30 años de experiencia como

integradores de soluciones de negocios con cobertura nacional, consultores en

infraestructura IT y expertos en implementación de servicios en la nube, cuenta con

un grupo de ingenieros encargados de brindar amplio conocimiento en seguridad

informática con el fin de facilitar a nuestros clientes soluciones tecnológicas con las

mejores prácticas de buen gobierno de IT (Alineando regulación vs tendencias),

permitiendo ser más productivos en sus negocios.

Por lo anterior COINSA S.A.S., ha decidido dar aplicabilidad a la ley 1581 de 2012

y demás normas que regulan y reglamentan el tratamiento para la protección de

datos personales en Colombia, donde se hace responsable de la presente política

y del tratamiento de protección de datos frente a los clientes, proveedores y demás

personas que intervienen en el cumplimiento del objeto social de la empresa, con

domicilio ubicado en la Carrera 35 No. 46-48 de Bucaramanga, correo electrónico:

sugerencias@coinsalt.com, teléfono: 57 607 6851520.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos

personales para llevar a cabo el tratamiento de estos.

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Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable,

dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le

informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que

serán aplicables.

Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que requieren de

tratamiento.

Dato personal: Es información que nos identifica o nos puede hacer identificables,

la protección de datos no se refiere solo a datos íntimos, sino a cualquier tipo de

dato que identifique o permita la identificación de una persona, y esté en

conocimiento o tratamiento de terceros.

Dato personal público: Es toda información personal que es de conocimiento libre

y abierto para el público en general.

Dato Público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han

determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento,

no es necesaria la autorización del titular de la información, (Ej. Dirección, teléfono,

datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil

de las personas, entre otros.)

Dato personal Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o

reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización

expresa.

Dato sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la

intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser

objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital

del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada

expresamente.

Encargado del tratamiento: COINSA S.A.S. actúa como encargada del

tratamiento de datos personales, por cuenta de un responsable del tratamiento.

Encargado Protección de Datos: Persona designada por COINSA S.A.S. que

controla la aplicabilidad de la política de protección de datos, bajo la orientación del

Departamento de Seguridad de la información de la compañía.

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3. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la

persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros

decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Son deberes de los responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de COINSA

S.A.S. los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la

respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos

que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir

su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea

verás, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del

Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya

suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información

suministrada a éste se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al

Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo

Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada

ley.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones

de seguridad y privacidad de la información del Titular.

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Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada

ley.

Adoptar un manual interno de políticas para garantizar el adecuado cumplimiento

de la citada ley en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán

los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del

Tratamiento o Encargados del Tratamiento, éste derecho se podrá ejercer, entre

otros frente a datos parciales, Inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan

a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido

autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo

se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en

el artículo 10 de la citada ley.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,

previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen,

adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento

no se respeten los principios, derechos, garantías constitucionales y legales, la

revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y

Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado

han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

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• Conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales

para el tratamiento de los mismos.

5. POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las políticas para el tratamiento de datos personales tienen por objeto establecer

las medidas de índole técnica y de organización necesarias para garantizar la

correcta privacidad y confidencialidad de la información recolectada por COINSA

S.A.S. enmarcada en un contexto de seguridad en los sistemas de información.

Las políticas se establecen de acuerdo con la siguiente premisa:

Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones

para la protección de datos personales, donde los servidores de COINSA S.A.S.,

deberán dar cumplimiento a las políticas que para el tratamiento de Datos

Personales se establece.

•COINSA S.A.S., realiza el tratamiento de Datos Personales en cumplimiento

de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, de acuerdo con la

autorización de los mismos por medio de un documento físico, electrónico o

sitio web, que permita constatar de forma inequívoca que sin el

consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y

almacenados en medios electrónicos o físicos.

• El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto,

actualizado, comprobable y comprensible, COINSA S.A.S., mantendrá la

información bajo estas características siempre y cuando el titular informe

oportunamente sus novedades.

• COINSA S.A.S. no hará disponibles Datos Personales para su acceso a

través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se

trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que

permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por

ley o por el titular.

1 SC-O-MO-22-002_MANUAL DE POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

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•Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por COINSA S.A.S.

como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el

Titular del Dato Personal y COINSA S.A.S. haya finalizado, a la terminación

de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo tratados de

acuerdo con lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y demás normas.

• El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas,

podrá consultar sus Datos Personales solicitando esta información a

COINSA S.A.S., especialmente cada vez que existan modificaciones en las

Políticas de Tratamiento de la información.

•COINSA S.A.S., actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a

solicitud del titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta,

fraccionada solicitada mediante petición, consulta o reclamo por parte del

Titular de la información al correo electrónico sugerencias@coinsalt.com o a

la dirección Carrera 35 No. 46-48 Bucaramanga.

•Las políticas establecidas por COINSA S.A.S. respecto al tratamiento de

Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento, toda

modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las

mismas entrarán en vigor y tendrán efectos desde su publicación a través de

los mecanismos dispuestos por COINSA S.A.S. para que los titulares

conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se

produzcan en ella.

• Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la

medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.

• COINSA S.A.S. será más rigurosa en la aplicación de las políticas de

tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de

los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos

fundamentales

• Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados

proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para

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su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada,

adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin

autorización o para uso fraudulento.

6. DECLARACION DE PRIVACIDAD

COINSA S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que

regulan, es responsable del Tratamiento de Datos Personales.

– DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

COINSA S.A.S., recopila datos para operar con eficacia para proporcionar las mejores

experiencias con nuestros productos y servicios, algunos de estos datos los facilita

directamente en el momento de solicitar cotización o cuando requiere soporte técnico.

– COMO USAMOS LOS DATOS PERSONALES

COINSA S.A.S., usa los datos que recopila para proporcionar los productos que

ofrecemos, para mejorar nuestro servicio al cliente, para comunicarnos con usted, para

informarle sobre su cuenta o para temas de actualizaciones en seguridad informática e

información sobre productos nuevos.

– RAZONES POR LAS QUE COMPARTIMOS LOS DATOS PERSONALES

Compartimos sus datos personales con su consentimiento mediante el formato de

autorización para el Tratamiento de Datos de Personas, en una transacción de

compra y venta de nuestros productos y servicios que haya solicitado o autorizado,

cuando se debe informar a ciertos proveedores que trabajan con nosotros para que

hagan llegar los productos a la dirección del cliente, cuando las leyes lo requiera

para responder a procesos legales, para proteger a nuestros clientes, proveedores

y demás, para mantener la seguridad de nuestros productos y proteger los derechos

de propiedad de COINSA S.A.S.

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•COMO CONTROLAR SUS DATOS PERSONALES Y ACCEDER A ELLOS

Como titular de la información, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos

personales y, sólo en los casos en que sea procedente suprimirlos o revocar la

autorización otorgada para su tratamiento, para conocer nuestra política de Tratamiento

de Datos Personales podrá ser consultada en la página web https://www.coinsasas.com

7. INFORMACION DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, envíe su consulta por el siguiente canal

de comunicación:

Correo electrónico: sugerencias@coinsalt.com.

Dirección de correspondencia: Cra. 35 #46-48 Cabecera-Bucaramanga.

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Junta directiva

9. GESTIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO